广州、各地级市国家税务局：
为进一步规范我省国税系统出口退（免）税档案管理，提高档案管理工作质量，更好地为出口退（免）税管理工作服务，根据国家税务总局《出口货物退（免）税管理办法（试行）》的有关要求，广东省国家税务局制订了《广东省国税系统出口退（免）税档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
广东省国家税务局
二○○五年十二月九日
广东省国税系统出口退（免）税档案管理办法（试行）
一、为进一步规范我省国税系统出口退（免）税档案管理，提高档案管理工作质量，更好地为出口退税管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国税收征收管理法》及国家税务总局《出口货物退（免）税管理办法（试行）》的有关规定，结合我省实际，制订本办法。
二、各级国税局退（免）税主管部门应根据各自的管理模式和职责分工负责所辖地区出口退（免）税档案的管理，包括档案的收集、整理、归档、保存和使用等。
三、出口退（免）税档案的范围
出口退（免）税档案包括纸质档案和电子档案。
（一）出口退（免）税纸质档案包括：出口退（免）税认定资料，出口退（免）税申报、审核、审批资料，退（免）税相关证明资料，退（免）税会统资料和退（免）税文书资料等。
1.出口退（免）税认定资料：
出口退（免）税认定资料是指出口商按规定到主管国税机关办理出口货物退（免）税认定、变更手续以及注销认定时使用的凭证和资料。主要包括《出口货物退（免）税认定表》、《出口货物退（免）税变更认定申请表》、《出口货物退（免）税注销认定申请表》（后两种表为各市自行编制）及企业办理认定、变更及注销手续所提供的相关资料。
2.出口退（免）税申报、审核、审批资料
出口退（免）税申报、审核、审批档案是指税务机关受理出口商申报，进行出口退（免）税审核、审批时涉及的凭证资料，主要包括：
（1） 出口商按国家有关规定进行退（免）税申报时提供的资料，如各种退（免）税单证和申报表格等；
（2）出口退（免）税主管税务机关受理企业申报出具的《出口退税申报接单登记回执》（该回执由各市自行编制）；
（3）对出口商申报的出口货物退（免）税凭证、资料有疑问，按规定进行疑点处理所形成的相关函调、调查资料（复印件）；
（4）对在计算机审核中发现的疑点进行人工核实处理形成的《疑点处理情况表》（该表由各市自行编制）；
（5）出口商申报出口退（免）税所提供的各类退（免）税相关证明；
（6）在审核、审批、退库、调库过程中使用、产生的其他纸质凭证和各地税务机关要求提供的其他凭证。
3. 退（免）税相关证明资料
退（免）税相关证明档案是指出口退（免）税主管税务机关审核、出具出口退（免）税相关证明时涉及的凭证、资料，包括纳税人要求开具证明的申请和相关凭证、资料以及税务机关按出口退（免）税政策规定开具的各种证明、单证。如《补办报关单证明》、《补办核销单证明》、《来料加工贸易免税证明》、《出口商品退运已补税证明》、《出口货物退运已办结税务证明》、《代理出口货物证明》、《代理出口未退税证明》等。
4. 退（免）税会统资料
退（免）税会统资料包括收入退还书、免抵退审批通知单、各种统计报表和统计分析表等。
5.退（免）税文书资料
退（免）税文书资料是指出口退（免）税主管税务机关日常管理工作中形成的文书，主要包括：
（1）退（免）税审核过程中的疑点处理所形成的资料
退（免）税审核过程中的疑点处理所形成的资料是指税务机关对出口商申报的出口货物退（免）税凭证、资料有疑问，按规定进行疑点处理所形成的相关函调、调查资料（原件）。
（2）清算资料
清算资料是指企业上报的清算表和相关资料；各级退税部门汇总上报上级主管部门的清算报告和清算报表。
（3）检查资料
检查资料是指检查各个环节形成的各种资料、检查报告和案件移交表。
（4）其他文书资料
其他文书资料是指年度内有关出口退（免）税的政策性文件、出口商或退税部门要求退税机关审批或答复有关退（免）税事宜的各种凭证和资料以及退税机关的审批意见等，如办理出口企业出口货物退（免）税延期申报所形成的资料等。
（二）电子档案包括：企业基本资料；企业申报数据[包括企业的退（免）税申报数据及各类单证的申报数据]；各类电子信息（包括海关报关单、增值税专用发票、出口收汇核销单、专用税票、代理出口货物证明、代理进口货物证明等电子信息）；审核、审批、退库、调库过程中产生的审核系统数据；税务机关通过审核系统对外出具各类证明的电子信息和审核参数配置。
四、纸质资料的整理、立卷、装订与归档
各岗位工作人员应遵循“谁主办谁负责”的原则对应归档的凭证、资料进行整理。按照归档范围的规定，归档的资料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制；凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于A4纸规格及破损的要进行托裱。
出口退（免）税认定资料、出口退（免）税申报、审核、审批资料按户立卷，检查资料按检查事项分户立卷，退（免）税相关证明资料按类立卷，其他纸质资料按年立卷。
纸质资料应用专用装订封面封装成册，每册的厚度以不超过档案盒的厚度为宜，档案册封面应显著标注所封装档案的相关信息。
出口退（免）税认定资料应在认定、变更、注销等程序结束后的次月进行整理归档；检查资料应在该次检查结束后一个月内进行整理归档；清算资料在每年清算期结束后一个月内进行整理归档；其他纸质档案资料的整理归档工作则应在次年二月底前进行。各类纸质档案资料整理完毕，确认完整、齐全、有效后，除出口退（免）税认定资料设专柜存放外，其他纸质档案移交档案室保存。
纸质档案先装订成册再放入档案盒，同时填写档案盒内备考表、盒内文件情况说明、整理人、日期。一个档案盒可存放多册，但不同种类的档案不能混装于一个档案盒中。
五、电子档案管理要求
各级国税局退税部门应配备专人对电子档案进行严格管理。
电子档案要及时备份，确保审核系统和相关数据安全。审核系统数据库每天进行一次本机增量备份，每周进行一次异机增量或完整备份。年终后次月对数据库进行完整备份并刻录光盘留存。各市可根据本地计算机审核业务量实施更严格、安全性更高的数据库备份策略。
六、档案室管理要求
（一）为确保档案的安全，必须设置专门的档案室、档案柜来存放出口退（免）税档案资料，有条件的还应设置专门的阅档室。
档案室应严格做好防火、防盗、防潮、防蛀工作，经常检查，发现问题及时解决。
（二）档案室应配备专职或兼职的档案管理人员，非档案管理人员不得随意进出库房。
（三）档案移交档案室时应在《档案室登记册》上登记。入室未满三年的资料应分类、分年单独包装，存放在资料柜中；入室满三年的资料可分类、分年用档案室统一编号的纸箱打包存放，并对应纸箱编号建立纸箱内资料清单，在《档案室登记册》中登记以备查找。
七、档案的借阅与审批权限
（一）借阅档案须知
1. 借阅档案，必须遵循有关规定，履行必要手续。填写《借阅档案登记表》，按规定经有关领导批准后方可借阅。
2. 借阅档案人员应确保档案安全和整洁。借阅档案，不得转借他人和无关人员阅览。借阅人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损。
3. 借出和归还档案时，均应当面核对清楚，检查有无遗失、涂损现象。
（二）档案借阅的审批权限
各级出口退（免）税主管机关工作人员因工作需要可以借阅库存档案，借阅属于本人主管业务的档案，由借阅人填写登记后，即可借阅；借阅非本人主管业务的档案，须经部门负责人同意。
外单位借阅本部门档案必须持有单位介绍信，并经部门分管领导批准。
八、档案保存期限
（一）出口退（免）税认定资料为永久保存资料；其他出口退税纸质档案及磁介质备份电子档案、光盘备份电子档案，除法律、法规另有规定者外，保存期限为10年。
（二）档案的保管期限，从档案所属年代的次年1月1日起计算。
九、档案的鉴定与销毁
（一）对超过保管期限需要销毁的档案，档案管理人员应写出销毁档案报告，说明拟销毁档案的理由和所属年代、保管期限、销毁数量和简要内容，报市局退税机关核准并经分管领导批准后方可销毁。
（二）销毁档案，应编写“销毁清册”或在原“案卷目录”上予以注销。销毁档案应指定两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。销毁清册应作为永久保存文件归档。
十、各市国税局出口退（免）税主管部门要建立出口货物退（免）税资料管理责任制，明确各职能岗位和管理人员资料管理方面的职责，确保退（免）税资料的完整性、安全性和保密性。
十一、本办法由广东省国家税务局负责解释。
十二、本办法自2006年1月1日起施行。
